04

Отправка электронных заказных писем через Почту России

Пошаговая инструкция (через официальный портал Почты России). Электронное заказное письмо — юридически значимый способ отправки документов.

✓Краткий ответ

Электронное заказное письмо через сервис Почты России — юридически значимый способ отправки документов. Если адресат подключён к электронному документообороту, он получает письмо в электронном виде; если нет — Почта России распечатает вложение и доставит его в бумажном виде.

Отправка: авторизация через Госуслуги, тип «заказное», категория «в организацию», загрузка файла (не более 20 МБ) и оплата картой. Отправителю выдаётся трек-номер для отслеживания.

⦿Что понадобится

Подготовьте документы и реквизиты получателей до начала отправки.

  • Подтверждённая учётная запись Госуслуг (ЕСИА) — через неё выполняется вход
  • Документы в форматах XLSX, DOCX, PDF, JPEG или PNG
  • Реквизиты получателей: ИНН или точное наименование организации
  • Банковская карта для оплаты отправки

§Правовое основание

На чём основаны шаги этой инструкции.

  • Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» — общие правила оказания услуг почтовой связи.
  • Правила оказания услуг почтовой связи, утверждаемые уполномоченным органом, — требования к видам отправлений и подтверждению их доставки.
1

Авторизация на портале

Перейдите на сайт сервиса zakaznoe.pochta.ru. В верхнем правом углу нажмите кнопку «Войти» либо воспользуйтесь синей кнопкой «Подключить через Госуслуги» для авторизации с помощью подтверждённой учётной записи ЕСИА.

Портал электронных заказных писем Почты России: кнопки входа и подключения через Госуслуги
Как это выглядит Вход на портал zakaznoe.pochta.ru — кнопка «Войти» или «Подключить через Госуслуги».
Нажмите на изображение, чтобы открыть его в полном размере.
2

Создание нового письма

После успешного входа в личный кабинет вы попадёте во вкладку «Входящие». Для создания и оформления почтового отправления нажмите на ярко-синюю кнопку «Новое письмо» в верхней левой части панели управления.

Личный кабинет портала Почты России: кнопка «Новое письмо» в левом верхнем углу панели
Как это выглядит Кнопка «Новое письмо» в личном кабинете портала.
Нажмите на изображение, чтобы открыть его в полном размере.
3

Указание первого получателя

В блоке «Получатель» выберите параметры отправки: тип отправления — «заказное», категория адресата — «в организацию». В текстовом поле «Организация» начните вводить ИНН или название компании и выберите нужного адресата из выпадающего списка (например, ООО «ПКО Управляющая компания Траст»).

Форма получателя на портале Почты России: выбран тип «заказное», категория «в организацию», найдена организация по ИНН
Как это выглядит Параметры получателя: тип «заказное», категория «в организацию», поиск по ИНН или названию.
Нажмите на изображение, чтобы открыть его в полном размере.
4

Добавление нескольких адресатов (массовая отправка)

Если необходимо отправить документы одновременно нескольким лицам, нажмите на интерактивную ссылку «+ Добавить получателя», расположенную под формой текущего адресата. Появится новое поле для ввода реквизитов следующего контрагента.

Форма массовой отправки на портале Почты России: ссылка «+ Добавить получателя» под формой адресата
Как это выглядит Добавление второго и последующих получателей — ссылка «+ Добавить получателя».
Нажмите на изображение, чтобы открыть его в полном размере.
5

Ручной ввод адреса получателя

Если автоматический поиск не дал результатов и на экране отобразилось предупреждение «Указанной организации нет в ЕГРЮЛ», нажмите на кнопку «Добавить получателя вручную». В открывшейся форме введите точный почтовый адрес и полные реквизиты стороны самостоятельно.

Портал Почты России: предупреждение «Указанной организации нет в ЕГРЮЛ» и кнопка «Добавить получателя вручную»
Как это выглядит Ручной ввод реквизитов получателя, если организации нет в ЕГРЮЛ.
Нажмите на изображение, чтобы открыть его в полном размере.
6

Проверка данных отправителя и загрузка вложений

В блоке «Отправитель» убедитесь в корректности вашего адреса регистрации. В блоке «Загрузить письмо» нажмите на область выбора файлов или перетащите готовый документ со своего компьютера. Платформа принимает файлы в форматах XLSX, DOCX, PDF, JPEG, PNG.

ВАЖНО Максимальный размер вложенного файла — не более 20 МБ. Если получатель будет забирать письмо в бумажном виде, объём документа строго ограничен 19 страницами стандартного формата А4.
Форма портала Почты России: блок «Отправитель» с адресом и блок «Загрузить письмо» с областью выбора файла
Как это выглядит Проверка адреса отправителя и загрузка вложения.
Нажмите на изображение, чтобы открыть его в полном размере.
7

Предпросмотр и оплата

После загрузки документа вы увидите его название и точный размер. При необходимости воспользуйтесь опциями «Подписать КЭП» или «Предпросмотр». В блоке «Оплата» выберите привязанную карту или укажите новую. Проверьте итоговую стоимость услуги и нажмите финальную кнопку «Оплатить и отправить».

Форма оплаты на портале Почты России: вложение, стоимость услуги и кнопка «Оплатить и отправить»
Как это выглядит Проверка вложения, выбор карты и кнопка «Оплатить и отправить».
Нажмите на изображение, чтобы открыть его в полном размере.

!Типичные ошибки

  • Превысили лимит вложения (более 20 МБ) или страниц (для бумажной доставки — более 19 страниц А4).
  • Ошиблись в адресате: выбрали не ту организацию либо неверно ввели адрес вручную.
  • Не сохранили трек-номер и подтверждение оплаты — нечем доказать отправку.

→Что делать дальше

После оплаты письмо уходит адресату. Если получатель не подключён к электронному документообороту, Почта России распечатает вложение, упакует его в конверт и доставит в традиционном бумажном виде.

?Частые вопросы

Что такое электронное заказное письмо?

Это заказное письмо, отправляемое через сервис Почты России: адресат получает его электронно, а при отсутствии ЭДО — в распечатанном виде.

Обязательно ли у получателя должен быть электронный документооборот?

Нет: если адресат не подключён к ЭДО, Почта России распечатает и доставит письмо в бумажном виде.

Какие лимиты по вложению?

Размер файла — не более 20 МБ; при доставке на бумаге объём ограничен 19 страницами формата А4.

Сколько стоит отправка?

Стоимость рассчитывается сервисом до оплаты и зависит от параметров отправления; итоговая сумма видна перед кнопкой «Оплатить и отправить».

Как подтвердить отправку?

Сохраните трек-номер и кассовый чек (подтверждение оплаты).

Можно ли отправить нескольким получателям?

Да, в сервисе есть массовая отправка — «+ Добавить получателя».

Комментарии

Загрузка комментариев…